Dateinamen für Rechnungen und Verträge: Ein Schema, das jeder im Büro sofort versteht

Zuletzt aktualisiert am 06.09.2026

Ein guter Dateiname beantwortet drei Fragen, ohne dass jemand die Datei öffnet: Wann? Was? Von wem? Bei Rechnungen kommt eine vierte dazu: Wie viel? Dieser Ratgeber zeigt ein Schema, das in Hausverwaltungen und kleinen Büros seit Jahren funktioniert – und wie du es einmal aufschreibst, damit es alle einhalten (oder eine KI es für alle einhält).

Das Schema

JJJJ-MM-TT Dokumentart Absender Betrag.pdf

2026-08-12 Rechnung Müller Sanitär 423,64 EUR.pdf
2026-07-01 Mietvertrag Beispiel Jonas BW3 EG links.pdf
2026-08-15 Bescheid Finanzamt Musterstadt Einkommensteuer 2025.pdf
2026-08-22 Angebot Dachdeckerei Schmidt 5.045,60 EUR.pdf

Warum diese Reihenfolge

• Datum zuerst, in der Form JJJJ-MM-TT. Nur so sortiert jeder Ordner chronologisch – im Explorer, im Finder, in der Cloud. „12.08.2026“ sortiert nach Tag, „August 2026“ nach Buchstaben. Das Datum ist das Belegdatum (Rechnungsdatum, Vertragsdatum), nie das Scan-Datum.
• Dokumentart als zweites. Rechnung, Gutschrift, Angebot, Vertrag, Bescheid, Protokoll, Mahnung, Schreiben. Ein festes Vokabular – nicht mal „Rechnung“, mal „RE“, mal „Invoice“.
• Absender kurz. „Stadtwerke Musterstadt“, nicht „Stadtwerke Musterstadt GmbH & Co. KG Vertrieb“. Zwanzig bis dreißig Zeichen reichen.
• Betrag nur bei Geldbelegen. Rechnungen, Gutschriften, Angebote bekommen den Bruttobetrag mit Währung. Verträge und Bescheide nicht – dort verwirrt eine Zahl mehr, als sie hilft.

Optional: Objektkürzel

Wer mehrere Objekte verwaltet, setzt ein Kürzel vor den Absender: 2026-08-12 Rechnung MS12 Müller Sanitär 423,64 EUR.pdf. Das Kürzel gehört in den Namen, auch wenn die Datei ohnehin im Objektordner liegt – spätestens wenn die Buchhaltung die Datei per Mail bekommt, steht sie ohne Ordner da.

Die typischen Fehler

• Sonderzeichen. Schrägstriche, Doppelpunkte und Anführungszeichen sind in Dateinamen tabu; Punkte nur vor der Endung. Umlaute sind in Ordnung, aber „ss“ statt „ß“ vermeidet Probleme mit alten Systemen.
• Versionen im Namen. „final“, „final2“, „neu“ – das Datum erledigt das.
• Leerzeichen sparen. Ob Leerzeichen, Bindestrich oder Unterstrich ist Geschmackssache; entscheidend ist, dass es überall gleich ist.
• Zu lang. Mehr als etwa 80 Zeichen schneiden manche Programme ab. Der Betreff eines Schreibens gehört nicht in den Namen.

Das Schema als Regel für die KI

In scanJUMP schreibst du das Schema nicht als Formel, sondern als Sätze in die Benennungsregel eines Postfachs:

Regeln von oben nach unten:
- Datum = Belegdatum aus dem Dokument, nicht das Scan-Datum
- Dokumenttyp zuerst: Rechnung, Gutschrift, Vertrag, Bescheid, Angebot, Schreiben
- Dann der Absender, kurz (max. 30 Zeichen)
- Betrag nur bei Rechnungen und Gutschriften, mit Währung
- Teile weglassen, wenn die Information im Dokument fehlt
- Objektkürzel vor den Absender: MS12 = Musterstraße 12

Das Datumsformat und die Reihenfolge der Bausteine legst du im Namensmuster fest, etwa {YYYY}-{MM}-{DD}-{SUBJECT}. Details stehen in der Anleitung Dateibenennung: Bausteine kombinieren.

Verträge: ein Sonderfall

Bei Verträgen zählt das Vertragsdatum, und statt des Betrags gehört die Gegenpartei plus Gegenstand in den Namen: 2026-07-01 Mietvertrag Beispiel Jonas BW3 EG links.pdf. Nachträge bekommen ihr eigenes Datum und das Wort „Nachtrag“ – dann stehen sie im Ordner direkt hinter dem Vertrag.

Wenn der Bestand anders heißt

Ein Schema, das ab heute gilt, hilft wenig, wenn 800 alte Dateien anders heißen. Mit Ordner aufräumen lässt sich ein bestehender Ordner nach demselben Schema neu benennen – erst als Vorschau, dann als Lauf.